初心者向けデータベース、オフィス365エクセルで作るデータベース前編をお送りします。
まずなにより、初心者向けである以上データベースとは何ぞやの話から始めます。
データベースとは
データベースとは
"検索や蓄積が容易にできるよう整理された情報の集まり。"
とウィキペディアにあります。
https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%83%87%E3%83%BC%E3%82%BF%E3%83%99%E3%83%BC%E3%82%B9
これだけ聞いてもやっぱりボヤっとしますよね。
本来ならここから構造の話をするべきなんです。
リレーショナルデータベースの話をして、そこからSQL、アクセスの話に移るのがごくごく一般的な流れだと思うんですが、なかなか説明して理解してもらうのが難しいと感じるんです。
そこで、データベースを別のものに例えて説明してみたいと思います。
ドラゴンボールで例えると
ドラゴンボールで例えるデータベースの蓄積とは?
ドラゴンボールの単行本で例えると
単行本を購入し集めることが「データの収集・蓄積」になります。
買ってくれば、読みやすいように本を並べますよね。これが「整理した情報の集まり」になります。
データベースの検索とは?
でもこれだと、マニアックな読み方をするときには自分の記憶だけがたよりになってしまいますよね。
それも「天下一武道会の賞金金額を調べたい」や、「悟飯の初登場巻は?」程度なら人の記憶で調べられますが、膨大な情報になるとそうはいきません。
例えば、
・かめはめ波のシーンがある巻だけ読みたい
・丸坊主(クリリン、天津飯、亀仙人 etc)の登場人物数を調べたい
・仙豆の食べた数を調べたい etc
等を調べたいなどは人の記憶だけで数えることは難しいですよね?
それに加え、
・かめはめ波は悟空のみとする。
・丸坊主の中に触角のあるピッコロなどのナメック星人は含めない。
・ヤジロベーの仙豆喫食量は測定不能なため、一律100個とする。
などの膨大な情報からさらに限定をすることも、ビジネスにおいては起きる問題なのかと思います。
これらをどうやって調べるかという事になります。
(※そんなこと調べてどうなるかというのは、そのビジネスでなければわからないものですよ)
これらのデータを抽出することがデータベースにおいての「検索」(クエリ)になるわけです。
データの収集・蓄積
「データの収集・蓄積」・「検索」をするためには、整列された重複の無いデータの蓄積が
必要なんです。特に今回はエクセルで作るので、検索は得意な処理だといえます。
よってこの前編では、出力・検索からはじめます。
ドラゴンボールを話しておきながら、実践は居宅介護支援経過の第5表を作ります。
ドラゴンボール全巻持っていないもので(汗) すみません。
データベース出力方法
このような表を作ります。(データ集積の作り方は次回)
1-1
次に第5票もエクセルで作ります。同じシートでもいいですが、今回はあえて、別シートに作りました。
1-2
1-3 検索方法を氏名だとします。第5表の氏名欄のリンクを作ります。
1-4 第5表の氏名欄に名前を入れると、データシートの検索欄 氏名に名前が入るようになります。今回はAさんを検索します。F列に検索したい内容が入力されています。
1-5 ここからは、記録マクロを使います。
①上のリボンの「表示」タブを開き、②マクロの記録を開始します。
1-6 マクロ名は「データ出力」などとしておきましょうか(ここは任意です)
1-7 フィルターオプションの設定 データのあるシートをクリックし、①データタブの ②(並び替えとフィルター欄にある)詳細設定をクリック
1-8 抽出先の設定を始めます。今回は「指定した範囲」で行います。
まずリスト範囲をデータ全体A1:C15選択します。
1-9 検索条件範囲 をあらかじめ作っていた F2:H3を選択
1-10 抽出範囲はJ2:L30とします(ここはJ列からL列としても大丈夫です。)
重複するレコードは無視するにチェックを入れておくと便利だと思いますよ。
1-11 以上を入力しOKを押すとデータにあるAさんのデータだけ抽出してくれましたね。
でも、これでは見づらいですよね。まだ続きますよ。
1-12 記録させたいマクロは以上なので、記録マクロは終了させます。
表示→マクロ 記録終了
1-13 今度は抽出されたデータのリンクを第5表に作りましょう。
まず年月日
1-14 続いてその日付の内容
1-15 ここまで来たらオートフィルを使ってください。
セルの右下にあるフィルハンドを押したまま、下にマウスを引っ張ってくると
1-16 このように一気に表示されます。あとは関数のiserrorとifを使って、きれいに仕上げてください。
1-17最後の工程です。
記録したマクロのトリガーとなるボタンを作ります。
挿入図形から好きな図形を選びます
1-18 図形に名前を入れたら、図形の上で右クリックをして マクロの登録を選択します。
1-19 先ほど記録したマクロ「データ出力」を選択してOKです
1-20 マクロは利用者名を変えたりして「出力ボタン」をクリックしてみてください。
1-21 あとマクロを組んだデータを保存するときは、.xlsmで保存してください。
出力編はここまでです。記録マクロ使えるようになってください。
データ集積、入力は後編で紹介します。よろしくお願いします。